Společnost ePack s.r.o. vydává tyto zásady ochrany osobních údajů.
Společnost ePack s.r.o. je ve smyslu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), tzv. „GDPR“ správcem Vašich osobních údajů, což znamená, že provádí jejich zpracování, určuje účel a prostředky tohoto zpracování a odpovídá za něj. Cílem těchto zásad je poskytnout Vám přehledné a srozumitelné informace o tom, jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje.
Informace v tomto dokumentu platí pro fyzické osoby poskytující osobní údaje, především pro naše zákazníky a obchodní partnery, ale v přiměřené míře se uplatní rovněž pro potenciální zákazníky a potenciální obchodní partnery (tj. osoby, se kterými jsme doposud nenavázali smluvní vztah, ale jsme s nimi již v kontaktu) a na bývalé zákazníky a bývalé obchodní partnery, jejichž údaje stále můžeme za určitých podmínek zpracovávat. Informace zde uvedené se v přiměřeném rozsahu uplatní též na rodinné příslušníky či zástupce zákazníků a zástupce obchodních partnerů.
V textu se dozvíte zejména:
1. jaké Vaše osobní údaje zpracováváme;
2. za jakými účely a jakým způsobem Vaše osobní údaje zpracováváme;
3. komu mohou být Vaše osobní údaje předány;
4. po jakou dobu budeme Vaše osobní údaje zpracovávat a
5. jaká máte ve vztahu k ochraně Vašich osobních údajů práva.
V případě, že budete potřebovat kteroukoliv část textu vysvětlit, poradit anebo projednat další zpracování Vašich osobních údajů, můžete se na nás kdykoliv obrátit na e-mailové adrese personalni@epack.cz.
Zásady zpracování osobních údajů
- Vaše osobní údaje zpracováváme korektně, zákonným a transparentním způsobem;
- Shromažďování osobních údajů probíhá výhradně pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nezpracováváme je dále způsobem, který je s těmito účely neslučitelný;
- Rozsah zpracovávaných osobních údajů je přiměřený, relevantní a omezený pro naplnění stanovených účelů;
- Jsou přijata veškerá rozumná opatření, abychom zpracovávali výhradně přesné a aktualizované osobní údaje, a aby osobní údaje, které jsou nepřesné, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny;
- Osobní údaje uchováváme po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou zpracovávány;
- Zpracování osobních údajů probíhá pouze způsobem, který zajišťuje náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.
Rozsah zpracování osobních údajů
- Identifikační a adresní údaje: akademický titul, jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, u fyzické osoby podnikatele i obchodní firma či dodatek připojený ke jménu, sídlo podnikání a IČO;
- Elektronické kontaktní údaje: telefon, mobilní telefon, fax, e-mailová adresa, ID datové schránky;
- Další osobní údaje potřebné pro plnění smlouvy: číslo bankovního účtu, výše plateb a případně další takové údaje;
- Informace o bonitě a důvěryhodnosti: záznamy o spotřebitelské historii a plnění platebních povinností, a to včetně informací z veřejných rejstříků;
- Další osobní údaje poskytnuté Vámi ve smluvních či v jiných dokumentech, při jednáních a při využívání našich služeb, a to včetně pozdějších aktualizací.
Získávání osobních údajů
Vaše osobní údaje získáváme především od Vás. Některé Vaše osobní údaje můžeme získávat z veřejně dostupných zdrojů nebo z vlastní činnosti. Pokud osobní údaje získáváme od Vás, vždy Vás informujeme o tom, zda je poskytnutí osobního údaje zákonným nebo smluvním požadavkem, a zda máte povinnost osobní údaje poskytnout, a o možných důsledcích neposkytnutí osobních údajů.
Pokud získáváme osobní údaje od Vás, stává se tak zejména:
- Na základě Vašich žádostí a v rámci jednání o uzavření smlouvy, při osobní, telefonické nebo písemné komunikaci s Vámi, včetně komunikace e-mailem.
- Z veřejně dostupných zdrojů, z nichž získáváme osobní údaje, jako jsou:
- obchodní rejstřík,
- insolvenční rejstřík,
- výjimečně sociální sítě a obecně internet, pokud údaje sami zveřejníte.
- Osobními údaji získanými z vlastní činnosti jsou údaje, získané hodnocením údajů, které nám poskytujete v souvislosti s využíváním našich produktů či služeb.
- Výjimečně můžeme Vaše osobní údaje získat i od třetích osob oprávněných s Vašimi osobními údaji nakládat a předat nám je při splnění stanovených podmínek.
Účel zpracování
Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu, která je nezbytná pro splnění daného účelu. Po splnění účelu můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiné účely, než pro které byly shromážděny. Rovněž o těchto jiných účelech Vás informujeme.
V naší společnosti neprovádíme žádné rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování Vašich osobních údajů, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by se Vás významně dotýkalo.
Vaše osobní údaje zpracováváme:
- pro účely uzavření smluv, pro plnění smlouvy a při vyřizování Vašich žádostí,
- pro účely našich oprávněných zájmů,
- Pro účely uzavření smluv, plnění smlouvy a vyřizování žádostí
Zpracováváme Vaše osobní údaje pro účely související s plněním smluvních závazků obou smluvních stran, zejména pro účely uzavření, změny a ukončení smluv, a související fakturace, reklamace a komunikace. Poskytnutí uvedených osobních údajů je tedy smluvním požadavkem. Pro tyto účely jsou zpracovávány v zásadě veškeré osobní údaje, které o Vás zpracováváme. Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu trvání příslušné smlouvy a dále po dobu, dokud nejsou vypořádány závazky z těchto smluv.
- b) Pro účely našich oprávněných zájmů
Pro účely našich oprávněných zájmů je možné zpracovávat osobní údaje zejména tam, kde je potřeba chránit majetek nebo právo vymáhat naše oprávněné nároky.
Jedná se o následující oprávněné zájmy:
- Vymáhání pohledávek nebo obrana našich právních nároků. Za účelem vymáhání pohledávek nebo obrany našich právních nároků zpracováváme v zásadě veškeré osobní údaje, které o Vás zpracováváme. Tyto osobní údaje předáváme třetím osobám za účelem vymáhání našich pohledávek, jak je dále popsáno v následující kapitole. Tyto údaje uchováváme nejdéle po dobu běhu promlčecích lhůt. V případě zahájení soudního, rozhodčího, exekučního nebo jiného obdobného řízení je dále zpracováváme po dobu tohoto řízení a následně po dobu běhu lhůt pro podání mimořádných opravných prostředků. Pokud je podán mimořádný opravný prostředek, uchováváme tyto údaje také během řízení o tomto mimořádném opravném prostředku.
- Poptávka produktů a služeb. Pokud jste naším stávajícím dodavatelem, můžeme Vás v omezeném rozsahu oslovovat i bez Vašeho souhlasu v souvislosti s poptávkou Vašich produktů a služeb, které souvisejí s produkty či službami, které jsme již od Vás čerpali, nebo čerpáme. Takové oslovování může být uskutečněno různými kanály, zejména telefonicky, poštou či elektronickými prostředky (včetně e-mailu a textových zpráv). Pro tento účel zpracováváme Vaše osobní údaje jen v omezeném rozsahu, obvykle Vaše identifikační údaje, adresní údaje a údaje o elektronickém kontaktu. Doba zpracování odpovídá době trvání smluvního vztahu mezi Vámi a naší společností, pokud vůči tomuto zpracování nevznesete námitku; poté je takové zpracování okamžitě ukončeno. V případě využití zveřejněných údajů je jejich zpracování ukončeno okamžitě po odmítnutí nabídky.
- Nabízení produktů a služeb. Pokud jste naším stávajícím zákazníkem, můžeme Vás v omezeném rozsahu oslovovat i bez Vašeho souhlasu v souvislosti s nabídkou našich produktů a služeb, které souvisejí s produkty či službami, které již od nás čerpáte. Takové oslovování může být uskutečněno různými kanály, zejména telefonicky, poštou či elektronickými prostředky (včetně e-mailu a textových zpráv). V této situaci zpracováváme Vaše osobní údaje jen v omezeném rozsahu, obvykle Vaše identifikační údaje a údaje o elektronickém kontaktu. Doba zpracování odpovídá době trvání smluvního vztahu mezi Vámi a naší společností, pokud vůči tomuto zpracování nevznesete námitku; poté je takové zpracování okamžitě ukončeno.
- Řízení společnosti, výzkumy, vnitřní vyhodnocování a reporting. Pro efektivnější dosažení našich obchodních cílů a přizpůsobení produktů využíváme v omezeném rozsahu Vaše osobní údaje také pro potřeby statistických výzkumů, vnitřní administrativní potřeby, provádění analýz a interní reporting v rámci společnosti. Ačkoliv pro tyto činnosti mohou sloužit i Vaše osobní údaje, výsledky těchto činností jsou obvykle anonymizované. K dalšímu zpracování Vašich údajů v této souvislosti nedochází.
- c) Pro marketingové účely
Vaše jméno, příjmení a e-mailovou adresu, popřípadě adresu bydliště můžeme využít k tomu, abychom Vám zasílali obchodní sdělení, tj. abychom Vás informovali o událostech, publikacích, produktech či službách, které poskytujeme a které by Vás podle našeho názoru mohly zajímat – a to za předpokladu, že jste nám udělili souhlas s takovým zpracováním. Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu s naší společností a následujících 3 let poté, nebo do doby, dokud svůj souhlas neodvoláte. Pokud nejste našimi smluvními partnery, platí Váš souhlas 3 roky od jeho udělení, případně do jeho odvolání. Po skončení platnosti a účinnosti souhlasu budou Vaše osobní údaje vymazány nebo zpracovávány pouze v rozsahu a pro účely, ke kterým dle právních předpisů souhlas není vyžadován. Souhlas jste udělili dobrovolně a můžete jej kdykoliv odvolat. Neudělení souhlasu nebo jeho odvolání nemá žádné důsledky na Váš smluvní vztah a na čerpání produktů a služeb, pro které tento souhlas není podmínkou. Udělený souhlas můžete odvolat osobně v obchodních kancelářích naší společnosti nebo písemným oznámením zaslaným na adresu uvedenou ve firemních kontaktních údajích, případně prostřednictvím e-mailu na personalni@epack.cz. Upozorňujeme, že odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování osobních údajů, které provádíme pro jiné účely.
Kdo má k Vašim osobním údajům přístup
Vaše osobní údaje budeme jako správce zpracovávat my, společnost ePack s.r.o. Vaše osobní údaje můžeme za uvedenými účely předat našim smluvním partnerům, aby pro nás provedli jejich zpracování. Osobní údaje mohou být předány:
- externí účetní společnosti;
- externí advokátní kanceláři;
- zpracovatelům, kteří poskytují serverové, webové, cloudové nebo IT služby či jsou našimi obchodními partnery;
- dalším zpracovatelům, kteří podporují zachování důvěrnosti osobních údajů v souladu s GDPR.
Doba zpracování osobních údajů
Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po dobu, po kterou Vám budeme poskytovat naše služby nebo plnit vzájemnou smlouvu, případně po dobu nezbytnou k plnění archivačních povinností podle platných právních předpisů (například dle zákona o účetnictví či zákona o dani z přidané hodnoty).
Vaše práva plynoucí ze zpracování osobních údajů
Ve vztahu k našemu zpracování Vašich osobních údajů máte následující práva:
- Právo na přístup k osobním údajům;
- Právo na opravu;
- Právo na výmaz („právo být zapomenut“)
- Právo na omezení zpracování údajů;
- Právo vznést námitku proti zpracování;
- Právo podat stížnost na zpracování osobních údajů.
Všechna uvedená práva můžete uplatnit kontaktováním společnosti ePack s.r.o. na e-mailové adrese personalni@epack.cz.
Stížnost můžete rovněž podat u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
- Právo na přístup znamená, že si kdykoliv můžete vyžádat potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho je budeme zpracovávat, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud jsme údaje získali a zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně případného profilování. Také máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, přičemž první kopie je poskytována bezplatně, za další může správce požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů.
- Právo na opravu znamená, že nás kdykoliv můžete požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů, pokud jsou nepřesné nebo neúplné.
- Právo na výmaz znamená, že máme povinnost vymazat Vaše osobní údaje, pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny či jinak zpracovány, (ii) jejich zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitku proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro jejich další zpracování, nebo (iv) je to uloženo zákonnou povinností.
- Právo na omezení zpracování znamená, že dokud nevyřešíme případné sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, omezeně je uchováváme a můžeme je použít pouze k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků.
- Právo vznést námitku znamená, že můžete vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu nebo na základě oprávněného zájmu. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro přímý marketing, přestaneme s tímto zpracováním Vašich údajů.
Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 01.01.2025
